1. Identidad del responsable
Responsable: [DATOS PENDIENTES: nombre o razón social]. NIF/CIF: [DATOS PENDIENTES]. Domicilio: [DATOS PENDIENTES]. Correo de privacidad: [DATOS PENDIENTES]. Delegado de Protección de Datos, si procede: [DATOS PENDIENTES].
Esta política se aplica a la web, aplicación, lector, biblioteca, herramientas de creación, servicios de compartición y demás funciones ofrecidas bajo la marca Woodocs (el «Servicio»).
2. Principios
- Licitud, lealtad y transparencia.
- Finalidad determinada y compatible.
- Minimización de datos y privacidad por defecto.
- Exactitud y actualización.
- Conservación limitada.
- Integridad, confidencialidad y responsabilidad proactiva.
- Las obras y archivos son privados por defecto y no se publican sin una acción inequívoca del usuario.
3. Datos que podemos tratar
3.1 Cuenta y perfil. Nombre o alias, correo electrónico, identificador interno, credenciales cifradas o gestionadas por el proveedor de autenticación, idioma, país, preferencias, plan y estado de la cuenta.
3.2 Uso y soporte. Registros de acceso, dirección IP, dispositivo, navegador, fecha y hora, funciones utilizadas, incidencias, comunicaciones con soporte, consentimientos y evidencias de aceptación.
3.3 Contenido del usuario. Archivos PDF o EPUB, manuscritos, imágenes de portada, notas, marcadores, progreso de lectura, metadatos, instrucciones creativas, personajes, capítulos, versiones, ramas, archivos exportados y contenido compartido. Un archivo puede contener datos personales del usuario o de terceros; el usuario debe estar legitimado para incorporarlos.
3.4 Pagos. Datos de facturación y transacción. Los datos completos de tarjeta los trata Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda) en su propia página de pago; Woodocs no los recibe ni los almacena, sólo conserva el identificador de cliente y de suscripción, el plan contratado, su estado y las fechas de renovación.
3.5 Datos inferidos. Metadatos técnicos y operativos derivados del uso, como formato, extensión, tamaño, idioma estimado, estructura, duplicados, estado de procesamiento, riesgo de seguridad y preferencias funcionales. No se crearán perfiles para decisiones con efectos jurídicos significativos.
4. Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Operaciones | Base |
|---|---|---|
| Prestación del Servicio | Crear y gestionar la cuenta; almacenar, leer, convertir, analizar y exportar archivos; generar contenido; sincronizar progreso; compartir según instrucciones. | Ejecución del contrato. |
| Seguridad | Autenticación, prevención del fraude, malware, abuso, accesos no autorizados, copias de seguridad y registros. | Interés legítimo y obligaciones legales. |
| Facturación | Cobro, facturas, contabilidad y reclamaciones. | Contrato y obligación legal. |
| Soporte | Responder consultas e incidencias. | Contrato e interés legítimo. |
| Mejora | Métricas agregadas, diagnóstico y mejora del Servicio. | Interés legítimo; consentimiento cuando sea exigible. |
| Comunicaciones comerciales | Novedades y promociones. | Consentimiento o relación previa en los límites de la LSSI. |
| IA | Procesar instrucciones y fragmentos necesarios para generar, resumir, clasificar o extraer información solicitada. | Ejecución del contrato; consentimiento si concurre una categoría especial y no existe otra base válida. |
| Cumplimiento | Atender derechos, órdenes, reclamaciones y proteger derechos de terceros. | Obligación legal e interés legítimo. |
5. Análisis de archivos e inteligencia artificial
Al subir un archivo, Woodocs podrá realizar comprobaciones técnicas y de seguridad, extraer metadatos, identificar estructura e idioma, generar miniaturas o vistas, indexar contenido para búsqueda privada y, solo cuando la función lo requiera, enviar el contenido mínimo necesario a proveedores de procesamiento o IA.
- El usuario será informado cuando una función implique IA o un proveedor externo.
- Woodocs no utilizará archivos privados para entrenar modelos propios ni autorizará su uso para entrenamiento de terceros salvo consentimiento separado, libre, específico e informado.
- La lista de proveedores, ubicación, finalidad y garantías está en el apartado 6 de esta política y se actualiza cuando cambia un proveedor.
- La extracción automática puede contener errores; el usuario podrá revisar y corregir metadatos.
- No se adoptarán decisiones jurídicas o equivalentes basadas únicamente en tratamiento automatizado.
6. Destinatarios y encargados
Podrán acceder a datos, dentro de lo necesario: alojamiento y almacenamiento; bases de datos y copias de seguridad; autenticación; correo transaccional; pagos; analítica; soporte; seguridad; conversión de documentos; y proveedores de IA. Todos deberán estar sujetos a contrato, confidencialidad, instrucciones documentadas y medidas de seguridad adecuadas.
Encargados y proveedores que intervienen hoy en Woodocs:
| Proveedor | Para qué | Dónde trata los datos | Garantía |
|---|---|---|---|
| IONOS SE | Alojamiento del servidor y de la base de datos; envío de correo transaccional (SMTP) | Unión Europea (servidor en España) | Contrato de encargo (RGPD art. 28) |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Almacenamiento de archivos (portadas, ilustraciones, EPUB importados, exportaciones) | Unión Europea (región eu-south-2, España) | Contrato de encargo; cláusulas contractuales tipo como respaldo |
| OpenAI, L.L.C. | Generación de texto e imágenes con IA: recibe el texto y las instrucciones necesarias para cada función que la use | Estados Unidos | Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo; uso vía API, sin entrenamiento con los datos (ver Condiciones de IA) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Cobro de suscripciones y datos de facturación | Irlanda; Stripe, Inc. (EE. UU.) como subencargado | Contrato de encargo; Marco de Privacidad de Datos y cláusulas contractuales tipo |
| Google Ireland Ltd. | Inicio de sesión con Google (sólo si eliges esa opción): identificador, nombre, correo y avatar de tu cuenta de Google | Irlanda / Estados Unidos | Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo |
Además, tu navegador carga directamente algunos recursos de terceros (iconos y fuentes desde cdnjs/Cloudflare y Google Fonts), lo que les comunica tu dirección IP; no se usan para rastrearte. Si Woodocs activa otro proveedor de IA (por ejemplo Google Gemini o Anthropic), se añadirá a esta tabla antes de usarlo con datos reales.
También podrán comunicarse datos a autoridades, tribunales o titulares de derechos cuando exista obligación o base jurídica suficiente. El contenido no se entrega a otros usuarios salvo instrucción del titular o mecanismo legal válido.
7. Transferencias internacionales
Cuando un proveedor trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, Woodocs aplicará un mecanismo válido, como decisión de adecuación, Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando resulte aplicable, cláusulas contractuales tipo y medidas suplementarias. Hoy los únicos tratamientos fuera del EEE son los de OpenAI, Stripe, Inc. y Google (Estados Unidos), con las garantías indicadas en la tabla del apartado 6. El servidor, la base de datos y los archivos se alojan en España.
8. Conservación
- Cuenta: mientras permanezca activa y después durante los plazos necesarios para responsabilidades legales.
- Archivos y obras: mientras el usuario los conserve. Al borrar un libro o la cuenta, el texto, las imágenes y los archivos asociados se eliminan de inmediato de la base de datos y del almacenamiento activo (no hay papelera ni periodo de gracia); los registros de generación con IA se conservan sin vincularlos a la cuenta, sólo con fines de control de coste.
- Copias de seguridad: las copias del alojamiento se sobrescriben por rotación en un plazo máximo de [DATOS PENDIENTES: días] y sólo se usan para restaurar el servicio, con acceso restringido.
- Registros de seguridad: los registros de acceso del servidor web se rotan semanalmente y se conservan 4 semanas; los registros técnicos de la aplicación, como máximo 12 meses, salvo incidente o deber legal.
- Facturación: durante los plazos tributarios y contables aplicables.
- Soporte y reclamaciones: hasta su cierre y prescripción de responsabilidades.
Antes de publicar debe fijarse una tabla real de conservación. No se prometerá borrado instantáneo de copias de seguridad si técnicamente se eliminan por rotación.
9. Derechos
La persona interesada puede solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y, cuando proceda, retirar el consentimiento sin afectar a tratamientos anteriores. También puede oponerse a marketing y solicitar intervención humana frente a decisiones automatizadas, si existieran.
Las solicitudes se enviarán a [DATOS PENDIENTES: correo], acreditando identidad cuando sea necesario. Se responderán en el plazo legal. Puede reclamarse ante la Agencia Española de Protección de Datos.
10. Seguridad y brechas
Woodocs aplicará medidas proporcionales al riesgo: cifrado en tránsito; controles de acceso y mínimo privilegio; almacenamiento privado; aislamiento entre usuarios; copias de seguridad; registro de operaciones sensibles; gestión de vulnerabilidades; detección de archivos peligrosos; respuesta a incidentes y revisión de proveedores. Ningún sistema es infalible, pero las medidas se revisarán periódicamente.
Las brechas de datos personales serán evaluadas, documentadas y, cuando corresponda, notificadas a la autoridad de control sin dilación indebida y, si es posible, dentro de 72 horas; también a las personas afectadas cuando exista alto riesgo.
11. Menores
El Servicio se dirige a personas mayores de 18 años, salvo modalidad educativa o familiar expresamente habilitada con autorización verificable del representante legal. No se pretende recopilar conscientemente datos de menores al margen de dicho proceso. Si se detecta una cuenta no autorizada, podrá bloquearse y eliminarse.
12. Cookies y tecnologías similares
Woodocs solo utiliza, hoy, un cookie estrictamente necesario para mantener la sesión iniciada. Si en el futuro se incorporan cookies de analítica, personalización o publicidad, se activarán únicamente conforme a la normativa y a un panel de preferencias. El inventario real, con finalidad, proveedor y duración de cada cookie, está en la Política de cookies.
13. Cambios y contacto
Los cambios materiales se comunicarán con antelación razonable. La versión y fecha estarán visibles. Para privacidad o seguridad: [DATOS PENDIENTES: correo y dirección postal].
Documentos relacionados
- Condiciones de uso
- Política de cookies
- Aviso legal
- Política de subida de archivos
- Condiciones específicas de inteligencia artificial
Fuentes normativas y de referencia
Texto redactado tomando como referencia las siguientes fuentes oficiales vigentes a la fecha de la versión. La relación no sustituye un análisis jurídico individualizado.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): eur-lex.europa.eu
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): boe.es
- Ley 34/2002 (LSSI-CE): boe.es
- Reglamento (UE) 2022/2065 (DSA): eur-lex.europa.eu
- Real Decreto Legislativo 1/2007 (consumidores): boe.es
- Real Decreto Legislativo 1/1996 (propiedad intelectual): boe.es
- Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de IA): eur-lex.europa.eu
- AEPD, seguridad de los tratamientos: aepd.es